Ticari Fatura Hangi Bilgileri içerir?
[1] İhracatçının adresi tam olarak belirtilmelidir.
[2] İhracatçı ile temasa geçilmesinde faydalı olacak her türlü bilgi mümkün olduğunca detaylı verilmelidir (ihracatçının telefon, faks, teleks numaraları, e-mail adresi gibi).
[3] İhracatçı açısından kimlik referansı olabilecek bilgiler yer almalıdır (vergi numarası gibi).
[4] Faturanın gönderileceği alıcı adresi açıkça belirtilmelidir. Burada ithalatçının verdiği talimatlara dikkatli bir şekilde uyulması gerekmektedir. Bazen malların ve faturanın gönderilmesi istenen adresler farklı olabilmektedir.
[5] Malların gönderileceği adres yazılmalıdır.
[6] Alıcının vergi numarası gibi referans olarak gösterilecek bir bilginin belirtilmesine ihtiyaç olup olmadığı, alıcıya sorulmak suretiyle kontrol edilmelidir.
[7] Alıcıdan ihracatçıya ulaşan siparişin referans numarası tam olarak belirtilmelidir.
[8] Fatura kapsamında yer alan malların miktarı açıkça belirtilmelidir.
[9] Her bir miktara karşılık gelen malların tanımı, kolayca ayırdedilebilecek şekilde belirtilmeli ve bu malların ithalatçı ülkenin gümrük tarifesine uygun şekilde tarife numarası da bu bölümde yer almalıdır.
[10] Her bir malın birim fiyatı, taraşar arasında kabul edilen para birimi cinsinden belirtilmelidir.
[11] Birim fiyat üzerinden malın miktarına göre toplam değer yer almalıdır.
[12] İthalat vergi ve harçlarının hesaplanmasında kullanılmak üzere faturanın toplam değeri FOB (Free on board) olarak gösterilmelidir.
[13] Şayet taşıma giderleri ihracatçı tarafından karşılanıyorsa, nakliye şeklinin ayrıca gösterilmesi gerekmektedir.
[14] İhracatçı sigorta giderlerini de karşılamakla yükümlü ise, bu da ayrıca gösterilmelidir.
[15] Malın ulaşımını ihracatçı organize ediyorsa, malların ne şekilde teslim yerine ulaştırılacağı belirtilmelidir.
[16] Faturanın orijinal ve kopyaları tek tek imzalanmalıdır.
Karşılaşılan Temel Sorunlar ve Dikkat Edilmesinde Fayda Görülen Hususlar
[2] Eğer ihracatçı ile bağlantı kurmaya ilişkin bilgiler tam değilse, gereksiz gecikmeler olabilir. Firmanın fatura formu üzerinde, haberleşme ile ilgili bilgiler bulunuyorsa bu bilgiler (tel, faks, teleks, vb.) daktilo edilmek veya bir etiket yapıştırmak suretiyle ilave edilmelidir. Firmanın vergi numarası gibi bilgilerinin de fatura üzerinde bulunmasına dikkat edilmelidir.
[4] Adresin eksik belirtilmesi halinde belgelerin yerine ulaşması gecikebilir. Aksi belirtilmedikçe fatura, müşterinin malların gönderildiği adresine yollanmalıdır.
[5] Teslim yerine ilişkin adres belirtilmez veya yanlış yazılırsa, mal tesliminde gecikme olabilir. Aksi belirtilmedikçe mallar, aynı adrese gönderilmektedir. Sipariş mektubundaki müşteri talimatları bu açıdan dikkatle incelenmelidir.
[6] Müşteri tarafından belirtilmesi istenen vergi numarası veya benzeri bilgi faturada yer almamışsa, gecikmeler ve maddi kayıplar doğabilmektedir.Müşterinin fatura üzerinde özellikle belirtilmesini istediği bilgilerin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bazı ülkelerin, ithalatta alınan vergilerle ilgili düzenlemeleri gereği; ithalatçının vergi numarasının veya başka bir bilginin fatura üzerinde gösterilmesi istenebilmektedir.
[7] Müşterinin satın alma referansı (sipariş numarası-order number) gösterilmediği zaman, ödeme çoğunlukla gecikmektedir.
[8] Malların miktarı faturada açık bir şekilde belirtilmemişse, ithalatçı ülkede gümrük memurlarınca veya alıcı tarafından malların kontrolü zor olabilir. Miktarı belirtirken, fatura neye karşılık geliyorsa ona uygun birimler kullanılmalıdır.
Örneğin: 4 düzine yerine 4 kutu yazılmamalıdır.
[9] Malların tanımı eksik yapılmışsa, ürünleri birbirinden ayırdetmek zor olabilir.İthalatçı ülkenin gümrük tarife numaralarına uygun şekilde malların pozisyon numaraları belirtilmelidir. Bu, gümrük vergilerinin doğru hesaplanmasında gerekli bir bilgidir.
Mal tanımı tam yapılmalıdır: Örneğin pil ihrac edilecekse, tanımlayıcı özellikler detaylarıyla belirtilmelidir.
"5 volt dry cell batteries type PP7" yerine "PP7 batteries" veya daha da kötüsü "PP7" yazılmamalıdır.
[10] Faturada kullanılan para birimi belirtilmemişse, yanlış anlamalar olabilir ve bu da ihracatçı için ekstra maliyetle sonuçlanabilir.
Ayrıca para biriminin açık bir şekilde, hiçbir şüpheye meydan vermeyecek biçimde ifade edilmiş olması da önemlidir. Örneğin sadece "Dolar", "Pound", “Frank" olarak belirtilmemeli, "Avusturalya Doları" veya "Amerikan Doları" gibi açık ifadeler olmalıdır.
[11] Faturada kapsanan ürünlerin ayrı ayrı değerleri gösterilmemişse, faturanın kontrolü zor olabilir.
Bu, aynı zamanda, ithalatçı ülkenin gümrüğünde vergilerin doğru hesaplanmasında ve müşterinin faturayı kontrolünde ve ürünün satış fiyatının belirlenmesinde kolaylık sağlayacak bir bilgidir.
[12] FOB değer ayrı olarak gösterilmemişse, ithalatçı ödemesi gerekenden daha fazla ithalat vergisi ödeyebilir.
[13] Navlun giderinin neleri kapsadığı belirtilmezse, yanlış anlamalar doğabilir ve bu da ithalatçı için ekstra maliyetlere neden olabilir.
[15] Eğer taşıyıcı ve yükleme tarihi belirtilmemişse, teslim alma işlemini takip çok güçtür.
[16] Eğer her bir orjinal fatura ve nüshası ayrı ayrı imzalanmamışsa ithalatçı ülkenin gümrüğünde fatura, yetkililerce kabul edilmeyebilir. Fatura orijinalinin ve kopyesinin ayrı ayrı imzalanmış olduğu kontrol edilmelidir.
Ticari Fatura Hazırlarken İhracatçının Kontrol Etmesi Gereken Hususlar
(Kontrol Listesi)
1. Faturadaki basılı bilgilerin doğruluğunu kontrol ediniz.
2. Alıcı (ithalatçı)nın adresinin doğruluğundan emin olunuz.
3. Teslim adresi ile fatura adresinin aynı veya ayrı olup olmadığını kontrol ediniz.
4. Faturadaki mal miktarının şüpheye yer bırakmayacak şekilde açık bir biçimde belirtildiğinden emin olunuz.
5. Ürünlere ilişkin açıklamaların, ithalatçı ülkenin kullandığı gümrük tarifesi numarası belirtilerek, ürüne yabancı olan kişiler için bile yeterince anlaşılır biçimde yazılıp yazılmadığını kontrol ediniz.
6. Faturada her bir kalem ürünün fiyatı, hangi ülkenin para biriminin kullanıldığı belirtilmiş mi? Kontrol ediniz.
7. Her bir kalem maldaki toplam değer belirtilmiş mi? Kontrol ediniz.
8. Malların toplam FOB( Güvertede Teslim- Free On Board) fiyatı ve nereden teslim alınacağının belirtilip belirtilmediğini kontrol ediniz.
9. Navlun masraşarı fatura fiyatına dahil ise ayrıca gösterilmelidir.
10. Sigorta bedelini fatura üzerinde gösterdiniz mi? Kontrol ediniz.
11. Malların ne şekilde yüklendiğini ve ne zaman yükleneceğini belirttiniz mi?Kontrol ediniz.
12. Firmayı temsile yetkili kişi tarafından, fatura aslı ve kopyaları teker teker imzalandı mı? Kontrol ediniz.
13. Yazım hataları olabileceğini düşünerek son kez gözden geçiriniz.
14. Nakliyeye ilişkin belgelerle birlikte bir adet fatura örneğini de gerekebileceği acil durumlar için saklayınız.
Fatura Düzenlenirken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Fatura,
- Türk Ticaret Yasası’nın 23. Maddesi’nde ve
- Vergi Usul Yasası’nın 229-232 Maddeleri’nde konu edilen, müşteri ile satıcı arasında meydana gelen ticari ilişkiyi belgelendirmeye yarayan bir araçtır. Türk Ticaret Yasası’ndaki ve Vergi Usul Yasası’ndaki fatura ile ilgili hükümleri bir arada düşünmemiz ve buna göre Mali ve Hukuki açıdan faturayı tanımlamamız yerinde olacaktır.
24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazetede yayınlan Yargıtay İçtihadı Birleştirme Hukuk Genel kurulu’nun E: 2001/1, K: 2003/1 Sayılı kararında fatura “ Ticari satışlarda satıcı tarafından alıcıya verilen ve satılan malın miktarını, vasıflarını, ölçüsünü, fiyatını ve sair hususları veya ifa edilmiş hizmetleri gösteren hesap pusulası olup, ticari belge niteliğindedir. “ şeklinde tarif edilmiştir.
- Her şeyden önce şunu söylememiz gerekmektedir; bir alış-veriş sonucunda oluşan ticari münasebet neticesinde faturanın malı veren veya hizmeti sunan tarafından düzenlenmesi, bunun karşılığında malı alan veya kendisine hizmet sunulan tarafında faturayı istemesi zorunluluğu bulunmaktadır.
Yasalarımız açısından faturanın verilmemesi yanında faturanın alınmaması da suçtur. Ayrıca faturada gerçek alış-verişi göstermeyecek bilgilerin yazılı bulunması da suç oluşturmaktadır.
Yukarıdaki her iki durumda da faturayı alan ve veren taraf Vergi Usul Yasası’nın 353. Maddesi’ndeki özel usulsüzlük cezası ile cezalandırılmak durumunda kalacaklardır. Bunlardan ayrı olarak fatura vermeyen veya eksik tutarda veren taraf olan satıcı için gelirini eksik gösterdiği ve Katma Değer Vergisi’ni eksik tahakkuk ettirdiği için matrah farkı doğacaktır. Bütün bunlardan ayrı olarak, vergi ziyaı oluşacağından, Vergi Usul Yasası’nın 341 ve 344. Maddeleri’ndeki vergi zıyaı cezası ile de karşılaşılabilecektir.
- Bir faturanın düzenlenebilmesi için satıcı tarafından, müşteriye bir emtianın satılmış olması veya bir hizmetin verilmiş olması gerekmektedir.
- Fatura, alınan emtia veya yaptırılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı gösterir. Fatura tutarı müşteri tarafından ödenmiş ise müşteri bu durumun faturada gösterilmesini isteyebilir. (Türk Ticaret Yasası Md. 23). Diğer bir anlatımla fatura tutarı ödenmiş ise müşteri bu faturanın piyasa koşulları çerçevesinde kapalı olarak kesilmesini yani bedelinin ödenmiş olduğunun üzerine yazılmasını isteyebilir.
- Fatura emtiayı satan veya hizmeti sunan tüccar hüviyetindeki hakiki veya hükmi kişi tarafından düzenlenebilecek bir vesikadır. Diğer bir anlatımla, (Vergi Usul Yasasının 232. Maddesi’nde sözü edildiği şekilde) fatura, vergi mükellefi olan, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler tarafından düzenlenmektedir.
- Faturanın belli bir şekli (Vergi Usul Yasası Md. 230) bulunmaktadır.
- Faturada düzenlenme tarihi ile seri ve sıra numarası bulunmalıdır.
- Faturanın üzerinde, bunu düzenleyen yani satıcının, adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarası bulunmalıdır.
- Faturanın üzerine müşterinin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarası yazılmalıdır.
- Faturanın açıklaması olmalı, satılan malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı yazılmalıdır.
- Faturanın üstüne satılan malın teslim tarihi ile irsaliye numarası yazılmalıdır.
- Faturanın düzenlenmesinde belli kaidelere uyulması zorunlu bulunmaktadır. (Vergi Usul Yasası Md. 231)
- Faturaların sıra numarası takip etmesi gerekmektedir. Diğer bir anlatımla 12 no.lu faturayı 24.05.2007 tarihinde düzenlemiş iseniz 13 no.lu faturaya 23.05.2007 tarihini yazamazsınız.
- Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında fatura düzenlemesi yapılıyor ise ve her şube veya kısımda düzenlenen faturaların her biri aynı numara ile başlamak üzere kullanılıyor ise bu faturaların üzerine kullanıldıkları şube veya kısımları gösterici yazı veya işaretlerin konulması gerekmektedir.
- Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalem ile doldurulmalıdır. Bundan amaç; faturanın üzerine yazılan yazıların silinmemesini temindir.
- Faturanın en az bir asıl bir örnek olarak düzenlenmesi gerekmektedir. İrsaliyeli faturalar ise en az üç nüsha olarak düzenlenmektedir. Bu faturanın ilk iki nüshası müşteriye verilir. Tavsiyemiz: faturanın bastırılırken bir nüsha fazla bastırılması yönündedir. Bastırılan fazla nüsha muhasebe fişinin altına konulmalı, diğer nüsha ise sıra numarası halinde ayrıca muhafaza edilmelidir. Faturanın birden fazla olarak düzenlenmesi halinde her bir örneğe kaçıncı örnek olduğu yazılmalıdır.
- Faturanın baş tarafına iş sahibi veya iş sahibi adına hareket etmeye yetkili kişi tarafından imza atılmalıdır.
- Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en çok yedi gün içinde düzenlenmelidir. Burada, muhasebedeki dönemsellik ilkesi dolayısıyla malın teslim veya hizmetin yapıldığı tarih ile faturanın düzenlenme tarihi arasındaki ilişki çok önemlidir.
Örneğin, 27.05.2007 tarihinde teslim edilen bir malın faturasını dönemsellik ilkesi gereği 02.06.2007 tarihinde düzenleyemezsiniz. Bu malın faturasını en geç 31.05.2007 tarihinde düzenlemeniz gerekmektedir. Ancak düzenlenme tarihi, 27.05.2007 tarihini taşıyan bir irsaliye muhteviyatı malın teslim tarihi 01.06.2007 tarihi ise ve irsaliyenin üzerinde teslim tarihi olarak bu tarih bulunuyor ise bu mal ile ilgili faturayı 08.06.2007 tarihinde düzenleyebilirsiniz. Çünkü satıcı tarafından düzenlenen irsaliye her ne kadar 27.05.2007 tarihini taşıyorsa da mal satıcı tarafından müşteriye 01.06.2007 tarihinde teslim edilmiştir. Yani, 31.05.2007 tarihinde yapılan sayımda müşteriye teslim edilmediği için bu mal satıcının envanterinde kayıtlı bulunmaktadır.
- Faturayı düzenlemek zorunda olanlar yani satıcılar müşterinin adı ve soyadı ile bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarasının doğruluğundan sorumlu bulunmaktadırlar. Bu sebeple faturayı düzenlemek durumunda olan, malı teslim eden veya hizmeti yapan satıcının, müşterinin kimliğini ve bağlı bulunduğu vergi dairesi ile vergi sicil numarasını gösteren bir belgeyi müşteriden istemesi halinde müşterinin böyle bir belgeyi ibraz etme mecburiyeti bulunmaktadır.
- Faturayı alan müşteri, bu faturanın münderecatı (içeriği) hakkında sekiz gün içinde satıcıya itirazda bulunmamış ise faturanın münderecatını kabul etmiş sayılmaktadır. (Türk Ticaret Yasası Md. 23) Bu sebeple, düzenlenen faturanın alınan mal veya hizmet ile karşılaştırılması, faturada yazılı olan tutarların satıcı ile anlaşılan tutar olup olmadığına bakılması, bir tutarsızlık var ise faturanın alındığı tarihten itibaren sekiz gün içinde yazılı olarak satıcı nezdinde itirazda bulunulması gerekmektedir.
- Ticari ilişkinin kurulması sırasında var olmayan ve sonradan sözleşmeyi değiştiren ve diğer tarafın durumunu ağırlaştıran hükümlerin faturanın mutad münderecatından kabul edilmesine olanak bulunmamaktadır.
- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbabı, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlar, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler ile vergiden muaf esnaf dışında kalanların birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin (2007 yılı için) 560,00 YTL’yi geçmesi veya bedeli 560,00 YTL’den az olsa dahi istemeleri halinde fatura verilmesi mecburidir. ( Bu tutar her yıl Bakanlar Kurulu kararı ile veya yeniden değerleme oranında artmaktadır .)
- Düzenlenen faturanın muhteviyatı olan malın, satıcının envanterinde bulunması zorunludur. Diğer bir anlatımla düzenlenen fatura muhteviyatı olan malın satıcının stoklarında bulunmaması halinde, satıcı kendisi tarafından alınmamış olan bir malın satışını yapmış olacaktır ki; böyle bir durumun olanaksızlığı sebebiyle, düzenlenen fatura gerçeği yansıtmayacağından vergi yasalarındaki ceza gerektiren durumlarla karşı karşıya kalınacaktır.
- Faturanın üzerine matbu olarak veya sonradan ilave edilen “Fatura bedeli’nin belli bir sürede ödenmemesi halinde vade farkı ödenir” anlamında bir ifade ile ilgili olarak 24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazetede yayınlan Yargıtay İçtihadı Birleştirme Hukuk Genel kurulu’nun E: 2001/1, K: 2003/1 Sayılı kararının özeti şu şekildedir : “Taraflar arasında yazılı şekilde yapılmamış olmakla birlikte geçerli sözleşme ilişkisinden doğan uyuşmazlıklarda faturalara (bedelin belli bir sürede ödenmemesi halinde vade farkı ödenir) ibaresinin yazılarak karşı tarafa tebliği ve karşı tarafça TTK.nun 23/2. Maddesi uyarınca sekiz gün içinde itiraz edilmemesi halinde bu durum sadece fatura münderecatının kesinleşmesi sonucunu doğurup vade farkının davalı yanca kabul edildiği ve istenebileceği anlamına gelmeyeceğine"
